17.08.2015

Indemnités journalières forfaitaires pour voyages de service en Belgique et à l'étranger: montants et conditions

Celui qui doit effectuer un voyage de service pour le travail et est parti toute une journée, fait des frais en chemin pour boire et manger. Ces frais peuvent être remboursés par l'employeur. Mieux encore, ces frais sont déductibles au titre de frais professionnels dans le chef de l'employeur et non imposables dans le chef du travailleur. A condition bien entendu de remplir certaines conditions.

Voyages de service en Belgique de plus de cinq heures

L'indemnité forfaitaire s'adresse à toute personne qui effectue un voyage de service, c'est-à-dire un déplacement de plus de cinq heures au cours duquel cette personne fournit des prestations en dehors de l'entreprise. Si cette personne se rend à un endroit où elle travaille au moins quatorze jours sur l'année, cet endroit est considéré comme un lieu fixe d'occupation. Elle ne peut en l'occurrence plus percevoir d'indemnité journalière pour ces déplacements.

L'indemnité journalière forfaitaire s'adresse aux dirigeants d'entreprise et aux travailleurs salariés, mais pas aux travailleurs indépendants qui doivent toujours prouver leurs frais réels.

Voyages de service à l'étranger de dix heures à trente jours

Une indemnité journalière forfaitaire peut également être payée au travailleur salarié ou au dirigeant d'entreprise pour les voyages de service à l'étranger. Un voyage de service à l'étranger doit durer au minimum dix heures et peut durer au maximum trente jours:

pour un voyage de service à l'étranger de moins de dix heures, les forfaits accordés sont les mêmes que pour un voyage de service en Belgique;

pour un voyage de service à l'étranger de plus de trente jours, mais de maximum vingt-quatre mois, une indemnité journalière forfaitaire réduite peut être accordée, qui s'élève à 60 % de l'indemnité journalière pour un voyage de service à l'étranger de moins de trente jours dans le même pays.

Les jours de départ et d'arrivée comptent chacun pour un demi-jour.

Attention: l'indemnité journalière forfaitaire s'adresse aux travailleurs qui exercent normalement leur activité professionnelle dans l'entreprise et pas aux travailleurs pour qui les voyages à l'étranger font partie de l'activité professionnelle quotidienne normale.

Montants forfaitaires

L'indemnité journalière qui peut être accordée en exonération d'impôt, est fixée forfaitairement.
Pour les voyages de service en Belgique, les indemnités maximales sont égales aux indemnités journalières que l'Etat paie aux membres de son personnel. Le forfait dépend de la durée du voyage et de la nécessité pour le travailleur de passer la nuit sur place:

voyage de service de cinq à huit heures, indemnité pour le petit-déjeuner: 3,82 EUR;

voyage de service de plus de huit heures, indemnité pour le repas du midi: 19,22 EUR;

voyage de service avec nuitée pour laquelle le travailleur ne doit pas payer (nuitée gratuite dans la famille ou chez des amis), indemnité pour le repas du soir et le petit-déjeuner: 23,04 EUR;

voyage de service avec nuitée pour laquelle le travailleur doit payer, indemnité pour la nuitée, le repas du soir et le petit-déjeuner: 43,79 EUR.

Pour les voyages de service à l'étranger, le forfait dépend du pays où le travailleur se rend. Le fisc dresse chaque année une liste des montants applicables par pays. Pour les voyages de plus de trente jours, un pourcentage de 60 % peut être appliqué, comme nous l'avons dit ci-avant. Vous trouverez ci-dessous une liste des montants applicables à partir du 2 avril 2015 pour quelques-uns de nos principaux partenaires commerciaux. Le montant entre parenthèses est le montant forfaitaire pour les voyages de plus de trente jours. Le minimum forfaitaire étant de 37,18 EUR par jour.

Chine: 83 EUR (50 EUR);

Allemagne: 93 EUR (56 EUR);

France: 95 EUR (57 EUR);

Luxembourg: 92 EUR (55 EUR);

Pays-Bas: 93 EUR (56 EUR);

Etats-Unis: 105 EUR (63 EUR);

Royaume-Uni: 101 EUR (61 EUR).

Si l'employeur rembourse la note d'hôtel et que certains repas sont compris dans cette note (p. ex. nuitée avec petit-déjeuner compris), l'indemnité de séjour forfaitaire doit être réduite en fonction de ce qui est compris dans la note d'hôtel: petit-déjeuner (-15 %), repas du midi (-35 %), repas du soir  (-45 %) et menues dépenses (- 5%). Si tous ces frais sont compris dans la note d'hôtel, cela fait un total de 100 %, de sorte qu'aucune indemnité journalière ne peut plus être payée.

Charge déductible dans le chef de l'employeur, non imposable dans le chef du travailleur

Le travailleur n'est pas imposé sur l'indemnité journalière forfaitaire qu'il reçoit, tandis que celle-ci est entièrement déductible au titre de charge professionnelle dans le chef de l'employeur.

Si la condition de durée minimale (cinq heures) n'est pas respectée, l'indemnité journalière forfaitaire sera considérée comme une rémunération et, en tant que telle, imposée.

Pas liés par le forfait

L'employeur et le travailleur ne sont pas liés par le forfait. L'employeur peut accorder un montant supérieur au montant forfaitaire. Dans ce cas également, l'indemnité peut être exonérée d'impôt dans le chef du travailleur. En l'occurrence, une condition supplémentaire s'applique ou, plus précisément, une double charge de la preuve incombe à l'employeur: il doit prouver que (i) l'indemnité couvre des frais propres à l'employeur et (ii) l'indemnité a effectivement été consacrée à de tels frais.


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