12.06.2017

Voici venu le temps des convocations à l'assemblée générale annuelle

Les gérants/administrateurs sont tenus de convoquer l'assemblée générale annuelle dans les six mois de la clôture de l'exercice comptable. L'exercice comptable ne doit pas nécessairement coïncider avec l'année civile mais pour les sociétés pour lesquelles c'est bien le cas, le temps des assemblées générales est donc venu. La forme juridique de votre société détermine le mode de convocation.

Formalités légales de convocation

Dans une S.A. et une S.C.A., toutes les actions ou une partie d'entre elles peuvent être nominatives.
Si toutes les actions ou parts sont nominatives (SPRL et SCRL), chaque détenteur de parts/associé peut être convoqué par lettre recommandée. Cette convocation peut aussi se faire par un autre moyen de communication moyennant l'accord individuel, exprès et écrit des détenteurs de parts (p. ex. par fax, au moyen d'un envoi recommandé électronique ou par e-mail avec accusé de réception, par une annonce sur le site internet de la société). Il est important que les associés communiquent tout changement d'adresse à la société puisque la convocation leur est envoyée à l'adresse figurant dans le registre des parts.

Si tous les titres ne sont pas nominatifs, autrement dit s'il existe des actions ou obligations dématérialisées, il est important que la convocation soit diffusée de la manière la plus large possible. Les actionnaires d'une S.A. peuvent être convoqués par une annonce au Moniteur belge, complétée ou non par une publication dans un organe de presse à diffusion nationale.

Les entreprises peuvent donc également procéder à un envoi recommandé électronique. Un règlement européen règle la validité d'un tel envoi. Avec son règlement n° 910/2014, l'Europe a créé un cadre juridique afin d'augmenter la confiance dans les transactions électroniques. Un chapitre important concerne les " 'services de confiance ". Ces " services de confiance " englobent les services d'envoi recommandé électronique. Le règlement européen a été transposé l'an dernier dans la législation belge.

Calendrier

La convocation à l'assemblée doit se faire au plus tard quinze jours avant l'assemblée générale. Il ne s'agit pas ici de quinze jours francs. La date d'envoi (date du cachet de la poste) compte. Par mesure de sécurité, la lettre sera envoyée au plus tard le seizième jour qui précède la date de l'assemblée étant donné qu'il y a contestation quant à savoir si la date d'envoi peut encore tomber le quinzième jour qui précède l'assemblée. Le jour de l'assemblée même n'est pas pris en compte. Si l'assemblée générale est prévue par exemple le 20 juin, la convocation peut être envoyée au plus tard le 5 juin.

Les statuts d'une SCRL ou d'une SCRI peuvent déterminer librement la forme et le délai d'envoi des convocations. À défaut de disposition statutaire, la convocation se fera au moins quinze jours avant l'assemblée générale, par lettre recommandée.

Ordre du jour

Enfin, l'ordre du jour constitue un élément essentiel de la convocation. C'est sur la base des points à l'ordre du jour que les actionnaires décideront s'ils participeront ou non à l'assemblée générale ou s'ils donneront ou non procuration. L'ordre du jour doit dès lors être rédigé sans équivoque et de manière claire.


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